残業代は給与に入っているはずですが、従業員から残業代を請求されました。
1.ポイント
年俸制を採用しているときには給与の一部を固定の残業代として支払うことがあり、これは最低賃金に抵触しなければ違法ではありません。そして、固定残業代の総額が割り増し残業代の総額を超える場合には、その超えた分を残業代として支払わなければなりません。
2.解説
このようなトラブルを未然に防ぐためには、給与明細に基本給と固定残業代の金額を明示しておいた方が良いでしょう。その上で、実際に残業した時間に対する残業代が固定残業代を超えるようならば残業代を支払う、といったことが原則になります。
中小の飲食店等では、未払い残業代請求に対する備えが全く出来ていないことも多いと思われます。
(1) 未払い残業代が発生する主な原因
主に、以下のようなことが原因として考えられます。
(a) 「残業代は出ない」と断った上で残業代を払わない
これは明らかに違法です。もし労働基準監督署に訴えられれば、監督官が調査に訪れ、他の社員についても過去の残業代の未払いを支払うよう是正勧告が出される可能性もあります。
(b) 時間管理が不適切で、正確な労働時間が把握できない
タイムカードの管理がずさんである、といった理由です。労働基準法には「賃金台帳への労働時間数の記入義務」が定められています。
(c) 終業時刻にタイムカードを打刻するよう指示した上でサービス残業を行わせている
タイムカードの記録と会社側の主張の整合性がとれているため、油断する経営者もいますが、従業員が毎日つけている日記やメモ、会社のパソコンでの電子メールの送受信時刻、家族への退社を知らせる携帯電話の記録などが証拠として採用され、会社側が敗訴する裁判例が多くありますので注意が必要です。
(d) 管理監督者に該当するので残業代を支払わない
大手ファーストフード店で問題になり、訴訟にまで発展しました。管理監督者は「経営と一体的な立場にある」ことが要件とされていますが、裁判では「（原告の）職務、権限は店舗内に限られ、待遇などの観点からも管理監督者に当たるとは言えない」と指摘され、残業代を支払う必要があった、とされました。自社の基準では管理職でも、法律上管理監督者と認められなければ、残業代は発生します。
(e) 年俸制などを採用し、給与には残業代が含まれている
給与明細等に基本給と固定残業代を明示し、実際に残業した時間に対する残業代が固定残業代を超えるようならば残業代を支払わなければなりません。
中小の飲食店では、労務管理に時間やお金をかけることはできないのが実情でしょう。しかし残業時間を少なくすることで、残業代を抑える仕組みづくりをするのが経営者としての当然の役目です。それを従業員に丸投げしてはなりません。もちろん従業員側の問題もありますから、どのように改善できるかを共に考えましょう。
(2) 未払い残業代の会計処理
未払いの残業代も所得税の源泉対象になります。そして、未払いの残業代は、実際に支払を行ったときの損金に算入することができます。
前年以前の未払い残業代があったときは問題になります。所得税の取扱いでは、給与は本来支給すべき日に収入が入ったものとして計算することになっています。前年の年末調整が終わっている場合は再度年末調整をし、その従業員に源泉徴収票を再発行しなければなりません。そうはいっても、パートの扶養の問題もあり、厄介な論点を含んでいるので注意が必要です。
